Ujung-Ujung, 15 Oktober 2026-Mahasiswa KKN Nalarasa UIN Salatiga menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Pemeliharaan Arsip Keluarga pada Kamis (15/10/2026), mulai pukul 09.40 WIB. Kegiatan ini diikuti oleh 35 peserta yang terdiri atas perwakilan PKK dan warga dari tujuh dusun di Desa Ujung-Ujung, perwakilan Karang Taruna Dusun Ujung-Ujung, serta mahasiswa KKN UNNES Giat 17 Desa Ujung-Ujung.
Kegiatan ini menghadirkan Drs. Budiyono, Arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Semarang, sebagai pemateri. Sosialisasi tersebut bertujuan meningkatkan pemahaman masyarakat mengenai pentingnya pengelolaan dan pemeliharaan arsip keluarga sebagai dokumen yang memiliki nilai administratif, hukum, dan historis.
Dalam pemaparannya, Budiyono menjelaskan bahwa arsip hadir dalam setiap tahapan kehidupan manusia, mulai dari kelahiran hingga kematian. Ia menerangkan bahwa arsip keluarga mencakup berbagai dokumen yang dihasilkan dari aktivitas individu dan keluarga, seperti Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), akta kelahiran, ijazah, sertifikat tanah, dokumen keuangan, hingga foto keluarga. “Perjalanan hidup manusia selalu dihiasi dengan dokumen arsip, mulai dari lahir sampai meninggal dunia,” jelas Budiyono dalam pemaparannya.
Ia juga menjelaskan bahwa arsip memiliki fungsi penting sebagai alat bukti hukum dan warisan informasi bagi generasi mendatang. Oleh karena itu, dokumen keluarga perlu dikelola dengan baik agar tidak mudah hilang, rusak, atau disalahgunakan. Budiyono turut memaparkan sejumlah permasalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip keluarga, seperti kehilangan informasi, pemalsuan dokumen, ketidakakuratan informasi, penumpukan arsip, serta kerusakan akibat bencana alam. Menurutnya, pengelolaan arsip dapat dimulai dengan memilah dokumen berdasarkan kategori, mencatat arsip secara kronologis, menyimpan dokumen fisik di tempat yang aman, dan melakukan digitalisasi melalui pemindaian.
Selain itu, masyarakat diberikan pemahaman mengenai pentingnya mitigasi bencana untuk melindungi dokumen keluarga. Upaya tersebut dapat dilakukan dengan memilih lokasi penyimpanan yang aman, menggunakan wadah pelindung yang sesuai, serta memberikan label agar dokumen mudah ditemukan. Penyimpanan salinan digital melalui platform seperti Google Drive juga dapat menjadi alternatif untuk menjaga ketersediaan informasi.
Kegiatan dilanjutkan dengan sesi tanya jawab yang membahas berbagai persoalan kearsipan di lingkungan masyarakat. Pertanyaan peserta meliputi cara memperoleh kembali dokumen kependudukan lama setelah berpindah domisili, langkah yang harus dilakukan ketika arsip terdampak bencana, keberadaan dokumen sejarah desa, serta pemanfaatan platform digital untuk menyimpan arsip keluarga.
Menanggapi pertanyaan mengenai dokumen kependudukan lama, pemateri menjelaskan pentingnya berkoordinasi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) serta pemerintah daerah terkait untuk memperoleh informasi mengenai dokumen yang dibutuhkan. Sementara itu, dalam menghadapi kehilangan arsip akibat bencana, masyarakat perlu berkoordinasi dengan pemerintah desa dan instansi terkait untuk mendapatkan arahan mengenai prosedur penanganan serta pengurusan kembali dokumen.
Melalui kegiatan ini, masyarakat diharapkan semakin memahami pentingnya menjaga dan mengelola arsip keluarga secara tertib, aman, dan berkelanjutan. Sosialisasi ini juga menjadi upaya untuk menumbuhkan kesadaran bahwa arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, melainkan sumber informasi penting yang perlu dilindungi untuk memenuhi kebutuhan administrasi, menjadi bukti hukum, dan menjaga rekam jejak keluarga bagi generasi mendatang.